防疫复工两不误,远程办公也可以效率飞升

由于新型冠状病毒疫情的原因,很多学校和企业不得不在家教学或办公。作为蓝云人,我们将尽最大努力,借助 Office 365 的强大云能力,协助广大用户停学不停课、停工不停产,为抗击疫情尽一份绵薄之力。疫情时期,尽量少出门,但还要完成工作,那怎么可以实现远程共享及协作办公呢?

非常时期,远程办公“大考”, Skype for Business功能优势彰显

首先,先了解一下Skype for Business 都能实现什么功能:可以实现发送消息、语音沟通、视频聊天、多人会议及一系列共享功能。共享功能主要包含共享窗口、共享 PowerPoint 文件、共同创作 Office 文档、添加附件、共享笔记,以及【更多】中的创建白板、投票功能。

这两天,老板发邮件给火火和雷雷布置了一个作业,让他们一起完成。火火刚进入公司,有一些事情不是特别熟悉,所以想向雷雷请教一下。

火火:我该如何和雷雷沟通呢?

首先,火火在 Skype for Business 找到雷雷,可以发送消息。但是键盘打字太慢,描述不清楚,别急,语音沟通来帮忙,这样雷雷就很容易明白火火的问题。

Skype for Business 功能介绍 | 来源自截图

但是有的问题内容很多,即便火火了解了大概,有些细节仍不是特别清晰,火火心想,“要是雷雷能手把手的教教我就好了”。别急,这个时候可以通过共享桌面来实现。

Skype for Business 共享桌面 | 来源自截图

我们可以将火火的电脑桌面共享给雷雷,雷雷就可以看到火火的桌面内容及鼠标操作过程。如果雷雷想控制火火的电脑桌面,火火可以在屏幕最上方“授予权限”选项中授予雷雷权限,这个时候雷雷就像控制自己的电脑一样,远程操作火火的电脑了。

Skype for Business 授权演示 | 来源自截图

火火这下可以开心了!通过雷雷的远程指导明白怎么做了。

经过一番努力,火火完成了60%的工作,又出现新的疑问了,雷雷对于该问题也不太确认,需要和老板商量,如果老板方便的话,可以很容易邀请老板到火火与雷雷的聊天中:点击右上角“邀请更多用户”,添加老板 Skype for Business 账号即可。

Skype for Business 添加对话人员 | 来源自截图

但老板一般都很忙,不能“随叫随到”,这个时候就需要预约一个 Skype for Business 在线会议,只要有网络,就可以加入。

火火:老板通过Skype会议部署公司战疫情况,想将会议讨论内容总结。

这个问题可以通过共享笔记来实现。

点击共享笔记,选择OneNote疫情分区

打开 OneNote 笔记本后,我们就可以在 OneNote 笔记本中添加会议内容,参加会议的每个人都可以在自己的电脑上打开该笔记本,可以将自己知道的信息写在共享笔记本上,其他所有人都可以看到。

会议参与者打开OneNote笔记本的方法:打开共享内容,管理内容,选择会议笔记,这样就能看到OneNote中共享的信息。

我们还可以共享白板,在白板上书写文字、插入图片,实现信息共享。

火火:我怎么创建一个 Skype for Business 会议,让老板及雷雷加入讨论问题呢?

下面列举在Outlook 客户端创建 Skype for Business 会议的方法和如何通过手机 Skype for Business  APP 加入会议 。

(一) 在Outlook 客户端创建 Skype for Business 会议

  1. 打开 Outlook 客户端,点击日历,再点击新建Skype Meeting会议。

通过Outlook 客户端添加Skype for Business 添加对话人员 | 来源自截图

  1. 编辑会议信息并发送邮件给与会者即可。

(二) 通过手机 Skype for Business  APP 加入会议 

进入手机 Skype for Business APP,选择会议选项,选择要加要入的会议即可;

Skype for Business App 加入会议 | 来源自截图

对于没有 Skype for Business 账号的用户,您可以以匿名方式加入会议;

Skype for Business App 匿名加入会议— 输入地址 | 来源自截图

火火明白了如何创建及加入 Skype for Business 会议,这下与同事协作及老板沟通、分享信息毫无障碍了。关于 Skype for Business 更多其他分享及协作的功能,我们下回接着说。

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